ساختار و ارائه نامه بازرگانی
ساختار یک نامه تجاری شامل سه قسمت نقطه شروع ، بدنه نامه و قسمت پایانی می باشد . که وظایف هرکدام از این قسمتها به این ترتیب است که نقطه شروع باید طوری باشد که خواننده را وادار به خواندن نامه نماید . بدنه نامه هم باید طوری باشد که احساس نیاز خواننده را به محصول یا خدمات شما برانگیزد . قسمت پایانی نامه نیز باید به طریقی نوشته شود که عکس العمل سریع خواننده را در برداشته باشد .
در صورتی که نامه بازرگانی شما در جهت فروش کالا یا خدمات می باشد باید موارد زیر را در آن رعایت کنیم .
ساختار نامه بازرگانی
o سربرگ یا نشانی فرستنده sender’s address
o برای نگارش نشانی نامه دو شیوه زیر وجود دارد:
o بدون تو بردگی یا blocked بدان معنی که ابتدای تمام خطوط در یک راستاست.
o با تو بردگی یا Indented که ابتدای هر خط کمی جلوتر از خط بالایی است.
o تاریخ date
o سلام و درود salutation
o موضوع subject title
o متن نامه body
o عبارت محترمانه پایانی Complementary closes
o امضاsignature
مواردی را که در شکل ظاهری نامه های بازرگانی باید در نظر گرفته شوند عبارتند از :
- حاشیه دو طرف نامه : برای نامه های بلند از حاشیه کمتری نسبت به نامه های کوتاه استفاده می شود .
- حاشیه بالا و پایین : در نامه نگاریهای تجاری آنچه مرسوم است اینست که حاشیه در قسمت بالای نامه کمتر از قسمت پایین نامه می باشد .
- فاصله سطرهای نامه : فاصله بین دو سطر یک نامه یک فاصله می باشد . و فاصله بین دو پاراگراف دو فاصله می باشد .
- تعداد صفحات : اگر تعداد صفحات نامه بیشتر از یک صفحه می باشد . سرفصل و عناوین نامه در تمام صفخات تکرار می شود و صفحات باید شماره گذاری شوند .
o بخاطر سپردن موارد زیر در مورد ساختار نامه بازرگانی و ترجمه آن بسیار حائز اهمیت است:
سلام و درود (salutation)
عبارت محترمانه پایانی
(Complementary closes)
نوع گیرنده
Dear sir/sirs
Yours faithfully
آقا یا آقایان ناشناس
Dear madam/mesdames
Yours faithfully
خانم یا خانم ها ناشناس
Dear sir or madam,
Yours faithfully
جنسیت نامشخص ناشناس
عنوان یا سمتDear+
Yours sincerely
نام یا عنوان آشن